Richtige Prioritäten setzen

Prioritäten setzen – Theorie trifft auf die Praxis

Prioritäten richtig setzen ist doch ganz einfach- dafür ein Seminar besuchen? Das braucht man nicht. Ein YouTube Video geschaut und los geht’s. aber irgendwie klappt es dann doch nicht.

Viele unserer Teilnehmer kommen zu uns mit zu vielen Aufgaben und zu wenig Zeit. Vorher wurde bereits das ein oder andere Kurz-Video bei YouTube angeschaut. Wenn dann die Sprache auf das richtige Prioritäten setzen kommt, beginnen die Diskussionen: „Ja das Modell kennt man ja – aber im Alltag klappt das nicht!?“

Daher hier einige Tipps aus unseren Seminaren, wie das richtige Prioritäten setzen gelingt.

Prioritäten richtig setzen – warum eigentlich?

Die Prioritäten sollen helfen eine Struktur in den Arbeitsalltag zu bekommen und dies möglichst transparent. Alles gleichzeitig funktioniert nun mal nicht. Denn sind wir mal ehrlich: Überstunden und Einteilen der Aufgaben durch den Chef sind auf Dauer eher keine Alternativen. Glücklicherweise gibt es noch andere Möglichkeiten die Arbeitsmenge zu bewältigen oder zumindest Struktur in die Berge von Aufgaben zu bringen.

Bekannte Methoden alter Präsidenten

Eine Methode Prioritäten richtig zu setzen, ist nach dem früheren US Präsidenten Eisenhower benannt und inzwischen fast so bekannt wie der selbige.

Das Modell ist zunächst leicht erklärt: Eine anstehende Aufgabe ist immer durch zwei Faktoren gekennzeichnet. Die Wichtigkeit und die Dringlichkeit. Je nachdem, wie die Aufgabe nach den zwei Attributen eingeteilt wird, ist es entweder eine A-B-oder C- Aufgabe:

• A-Aufgaben sind immer wichtig und dringlich
• B-Aufgaben sind wichtig aber noch nicht dringlich
• C-Aufgaben sind nicht wichtig aber dringlich

Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind, könnt ihr direkt in den Papierkorb schmeißen.

Trenne wichtig und dringlich – und das bewusst.

Nicht alles was wichtig ist, ist automatisch auch dringlich. Hier hilft es bewusst zu trennen und eine Aufgabe nach beiden Kriterien zu beurteilen. Erst dann unterstützt das Modell im Alltag wirklich. Wir neigen oft dazu zunächst die dringlichen Aufgaben, also alles wo ein Termin hinter steht zu erledigen und nicht zu entscheiden was wirklich wichtig ist.

Daher die dringende Empfehlung: Stellen Sie sich die Frage: was macht eine Aufgabe denn nun wichtig? Ist es der Chef? Die vorlauten Kollegen, der nervigste Kunde oder vielleicht doch meine Lieblingsaufgabe?

Wenn Sie die Frage mit „Ja“ beantworten, dann helfen Ihnen vielleicht diese Hinweise um zukünftig richtig Prioritäten zu setzen:

• Was sagt Ihre Stellenbeschreibung zu den richtigen Prioritäten? Denn hier ist festgelegt, was zu deinen Aufgaben und Tätigkeiten gehört.
• Was steht in Ihrem Zielvereinbarungsbogen zu den Zielen für dieses Jahr? Wahrscheinlich haben Sie mit Ihrer Führungskraft im Zielvereinbarungsgespräch schon Ziele für das gesamte Jahr festgelegt. Auch das wirkt sich auf Ihre täglichen Prioritäten aus. Haben Sie die Langzeittickets im Blick?
• Was brauchen die Kunden und was wirkt „nur“ nach innen? Grundsätzlich gilt: Kunden haben immer Vorfahrt vor den internen Arbeiten. Denn die Kunden zahlen schließlich auch Ihr Gehalt.
• Bei aller Systematik und Freiheit gilt doch die alte Regel: oben schlägt unten. Wenn die Führungskraft andere Prioritäten vorgibt, gelten diese Prioritäten. Das Gute daran: Natürlich hilft die Führungskraft, wenn nötig, auch beim richtig Prioritäten setzen.

Kleiner Einblick in unser Kompakttraining

Die Tipps sind ein kleiner Ausschnitt aus unserem Kompakttraining Zeitmanagement Seminar Tageskurs. In unseren Seminaren arbeiten wir interaktiv an den Themen unserer Teilnehmer/innen. Hier erhalten Sie individuelle Tipps zum richtig Prioritäten setzen im Arbeitsalltag. Das Seminar liefert einen außerdem Überblick über weitere Techniken und Hilfsmittel der Zeitplanung und hilft Ihnen bei der Auswahl der für Sie passenden Werkzeuge. Weitere Themen des Seminars sind die effektive Tages- und Wochenplanung, das Pareto Prinzip und die gelungene Büroorganisation.